La gestione di uno studio dentistico è, oltre a una professione clinica, un’avventura imprenditoriale vera e propria, che deve tenere conto della costante analisi dei fattori di successo e insuccesso, per puntare a:
- massimizzazione delle possibilità di business;
- minimizzazione delle perdite,
gettando sempre uno sguardo attento al confronto con gli altri dentisti competitor.
Pensare quindi al proprio studio come a un’azienda, anche quando non consorziati con cliniche e brand del settore, può effettivamente rivelarsi la chiave del successo per l’intera attività e il punto di partenza per uno sviluppo professionale capace di ampliare il nome dello studio (il brand) e, perché no, il numero stesso di studi aperti in zona.
Gli indicatori di successo
Ma come si analizza il successo aziendale di uno studio dentistico? Come per ogni altro business, è fondamentale impostare un sistema raccolta e analisi delle informazioni più importanti e rappresentative rispetto all’attività economica: i KPI.
Attraverso la raccolta e l’analisi dei KPI, gli indicatori della performance dello studio, è possibile identificare strategie di correzione e best practice operative da portare avanti.
Cosa sono i KPI
Gli indicatori di produttività – secondo l’acronimo inglese KPI (Key Performance Indicators) – sono dei veri indicatori di performance e variano in base alla tipologia di attività economica. Come per gli altri settori, i KPI sono fondamentali per tenere sotto controllo l’andamento del proprio studio odontoiatrico.
La misurazione specifica di tutti i parametri di produttività, con dati da confrontare a cadenza mensile, trimestrale o annuale, permette di avere una chiara idea della vitalità e dell’efficienza dello studio, mostrando chiaramente al professionista i propri punti di forza (da valorizzare) e di debolezza (da contenere e su cui lavorare).
Un aspetto molto importante è quello di avere accesso a dati precisi e significativi: non basare le tue analisi su delle stime approssimative, ma su percentuali e valori puntuali, netti e ben definiti. I KPI dello studio dentistico devono essere valori perfettamente numerabili, con percentuali calcolate appositamente per offrire una chiara visione dell’andamento dello studio e migliorarne la gestione.
Vediamo adesso quali sono i più importanti per monitorare la salute economica e finanziaria di uno studio odontoiatrico.
I KPI più importanti per lo studio dentistico
Sebbene sia possibile misurare quasi ogni aspetto delle attività dello studio dentistico, è bene attenersi sempre al principio di efficienza: è pressoché inutile raccogliere e analizzare centinaia di KPI se questo richiede uno sforzo complessivo nella raccolta e nell’interpretazione tale da rendere il risultato di scarsa utilità rispetto all’impegno profuso. Quindi:
- massimo risultato
- minimo sforzo
Ecco i KPI di cui uno studio odontoiatrico non può assolutamente fare a meno.
Il fatturato dello studio dentistico
È un valore calcolato dai dentisti professionisti per avere l’esatta percezione del successo o insuccesso dello studio. Il fatturato è la somma di tutte le entrate (ricavi) dello studio dentistico, ma non rappresenta il guadagno (entrate-uscite), né la produttività (totale del valore delle prestazioni erogate).
È un parametro necessario allo studio per valutare il raggiungimento o meno di determinati obiettivi di crescita: si basa su una rendicontazione perfetta e un confronto costante con i valori passati.
Il valore del fatturato di ogni mese o anno va sempre rapportato con il periodo precedente o, nel caso di variazioni dettate dalla stagionalità, con lo stesso periodo dell’anno precedente. Ad esempio, non confronteremo il fatturato del mese di agosto 2021 con il mese precedente, luglio 2021, per via della stagionalità: ad agosto è normale avere alcune contrazioni per via delle ferie, se non dello studio, dei pazienti. Quindi sarà più opportuno affiancare a questo dato, il confronto con lo stesso periodo dell’anno precedente: agosto 2021 su agosto 2020.
Inoltre, il fatturato da solo non è sufficiente a misurare la salute economica e finanziaria dello studio.
Le prime visite mensili
Sempre su base mensile, va calcolato il secondo KPI: il numero delle prime visite mensili.
Dietro questo KPI si nascondono diversi dati:
- il numero di appuntamenti di prime visite presi dallo studio (da confrontare mese per mese e anno su anno);
- il confronto con il numero di appuntamenti effettivamente rispettati dai pazienti (il risultato sarà un coefficiente che può essere facilmente tradotto in percentuale, da confrontare poi periodo su periodo);
- il numero di prime visite chiuse con successo, con la conversione del paziente in cliente attivo.
Ogni indicatore andrà confrontato con quello dei mesi e degli anni precedenti, per percepire – e magari anche prevenire – eventuali contrazioni del numero di prime visite, oppure verificare che gli investimenti fatti in termini di acquisizione di nuovi pazienti stiano dando dei risultati effettivi.
Valore medio di vendita
Lo chiameremo ticket medio di vendita delle prestazioni odontoiatriche: si ottiene sommando il valore in euro di tutti i preventivi accettati, diviso per il numero di preventivi stessi. Questa informazione permette di valutare se i preventivi erogati sono in linea con questo valore e se no, di quanto si scostano: questo confronto potrebbe essere la chiave per comprendere perché alcuni clienti tendono a non accettare tutto il preventivo, limitandosi magari al solo trattamento dell’igiene orale e rinunciando ad altre terapie a più alto valore.
Valore medio delle prestazioni odontoiatriche
È simile al ticket medio di vendita, ma si ottiene sommando il valore delle singole prestazioni e dividendo il totale per il numero di prestazioni eseguite. Anche questo è un valore indicativo ed è particolarmente utile per tenere sotto controllo alcune aree produttive ad alto valore (come la chirurgia, implantologia e protesi).
Tasso di accettazione del preventivo
Questo è un KPI fondamentale per il dentista, è strettamente correlato al valore delle terapie erogate dallo studio odontoiatrico e a quelle effettivamente richieste dai pazienti che vi si recano. L’obiettivo è di ridurre al minimo i casi di preventivi non accettati, perché rappresentano comunque un costo per lo studio del caso, erodono i profitti e, soprattutto, limitano la crescita economica dello studio.
Tasso di successo dei recall
Un altro KPI, più legato al contatto con i clienti al di fuori dello studio dentistico, è legato al recall pazienti. La frequenza con cui vengono effettuate le sollecitazioni e, più importante, la percentuale di appuntamenti fissati a seguito del richiamo, aggregato per canale di acquisizione: telefono, email, messaggio o altro.
Il tasso di successo dei recall si ottiene dal rapporto tra solleciti con esito positivo su solleciti totali effettuati, tutto riportato in %. Questo è un ottimo modo per misurare la qualità del servizio erogato e il ritorno in termini economici, soprattutto se si lega all’attività di recall il valore economico della prestazione collegata (o derivata).
Produttività degli operatori
Negli studi con più operatori è utile il monitoraggio del KPI che si riferisce alla produttività dell’operatore, in termini di performance cliniche erogate.
Lo stesso dato può essere misurato in termini complessivi pari al valore economico delle prestazioni erogate dall’intero studio in un determinato lasso di tempo.
Ci sono, infine, anche altri aspetti che possono essere considerati, come l’eventuale frequenza di corsi di formazione o l’operosità del personale: sono tutti elementi che contribuiscono ad avere un quadro completo tradotto in numeri: dati semplici da ottenere, confrontare e interpretare.
Gli strumenti di gestione dei KPI
Come ogni altro imprenditore professionista, il dentista può trarre un enorme vantaggio dalla quantificazione dei suoi KPI e dal raffronto tra i diversi dati. Misurare tutti i parametri è essenziale per porsi gli obiettivi più adatti, siano essi ambiziosi o più o meno realistici: data la natura imprenditoriale di uno studio dentistico, inoltre, questi obiettivi non possono essere solo di natura prettamente clinica, ma si legano anche alla rendita di tutta l’impresa.
La necessità di tenere sott’occhio i dati e i numeri relativi a fatturazione, appuntamenti di prima visita effettivamente rispettati e produttività, rafforza il bisogno di una corretta gestione dello studio dentistico, che rende indispensabile l’adozione di programmi gestionali specifici.
Lettura e interpretazione dei KPI per il dentista
L’importanza sta proprio nei risultati finali di questi calcoli e alla giusta capacità di analisi: se, ad esempio, il tasso di attività dei pazienti che si presentano veramente all’appuntamento con il dentista è inferiore all’85%, soltanto con un programma gestionale sarà possibile porsi l’obiettivo di raggiungere un più alto risultato (che dovrebbe essere di circa il 98%) e verificare di averlo effettivamente raggiunto o di dover ancora migliorare qualcosa. In quest’ultimo caso, dunque, non bisogna accontentarsi di registrare una prestazione erogata in meno e dunque un incasso inferiore: bisognerà allo stesso tempo valutare la ragione di questo insuccesso, che potrebbe essere ricondotta a preventivi troppo alti da parte del professionista o, ancora, a una mancata comunicazione o professionalità da parte della segreteria, per esempio.
Se ogni dato raccolto viene gestito come il punto di partenza per un’analisi critica e per la successiva strategia di miglioria, allora l’identificazione e la raccolta dei KPI sarà effettivamente utile per l’intero studio.
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